El propósito de esta sección es ofrecer una serie de consideraciones a la hora de decidir si subcontratar una actividad de evaluación y análisis, y, por otro lado, recomendaciones para la elaboración del acuerdo en caso de que se decidida subcontratar las evaluaciones de necesidades u otras actividades de análisis.

Cuando una organización se plantee si es necesario y posible subcontratar una evaluación debería tener en cuenta las siguientes consideraciones antes de tomar una decisión:

  • ¿Existen otras formas de obtener los mismos o mejores resultados, por ejemplo, a través de evaluaciones conjuntas con socios de la plataforma nacional?
  • ¿Dispone la organización de suficientes recursos? Esto no solo se refiere a recursos financieros, pero también a personal cualificado que pueda hacer un seguimiento adecuado y cercano del proceso, aunque sea subcontratado.
  • ¿El coste que conlleva subcontratar la actividad estaría mejor gastado apoyando un incremento de la capacidad de la organización?
  • ¿Existen realmente socios externos que pueden proporcionar los resultados necesitados y dentro de los tiempos establecidos?

Evaluar el acuerdo

Si se toma la decisión de externalizar las actividades de evaluación y análisis de necesidades a un actor especializado, se deben tener en consideración las siguientes cuestiones al evaluar una propuesta:

Creación de capacidad y sostenibilidad dentro de la operación

¿Se capacitará a personal local y/o internacional de la organización como parte del proyecto? Cuando finalice el proyecto, ¿se habrá aumentado la capacidad general de gestión de datos internos dentro de la organización?

Acuerdos y protocolos para compartir datos

¿Quién será el propietario de los datos recopilados dentro del proyecto? ¿Quién estará autorizado a acceder a los datos? Si otras organizaciones o personas tendrán acceso a los datos, ¿a quién se consultará dentro de la organización antes de compartirlos? ¿Cómo se difundirán los datos?

Redundancias entre el trabajo propuesto y las capacidades y trabajos existentes dentro de la organización**

¿Parte del trabajo incluido dentro del proyecto ya está ocurriendo dentro de la operación?

División de responsabilidades

¿Cómo se dividirán las responsabilidades entre la organización y la organización externa propuesta? ¿Qué actividades y responsabilidades serán llevadas a cabo por cada una?

Integración de sistemas de información

¿El proyecto introducirá sistemas de información adicionales? En caso afirmativo, ¿cómo se relacionarán estos sistemas de información adicionales con los ya existentes dentro de la operación?

Análisis costo-beneficio

¿Los precios que el subcontratista proporciona para el personal, las actividades y el equipo son similares o inferiores a lo que la organización estima o el subcontratista les ha pedido a otras organizaciones?

Viabilidad

¿Es factible el proceso propuesto, considerando los recursos y el tiempo presupuestados? ¿Son realistas los plazos para las actividades?

Experiencia y personal

¿El socio externo tiene experiencia comprobada dentro del país / región, con este tipo de ejercicio de recopilación de datos y con el tamaño del proyecto planificado? ¿Es probable que el personal que la organización planea contratar tenga la capacidad de implementar el acuerdo y esté disponible durante toda la duración del proyecto?

Cerrar el acuerdo

Si se toma la decisión de externalizar las actividades de evaluación y análisis de necesidades a un actor especializado, se aconseja a la organización incluir las siguientes cláusulas, o alguna versión personalizada de las mismas, en el acuerdo o memorando de entendimiento:

Insumos y resultados:

especifique la lista de insumos a entregar con plazos claros que incluyen (si corresponde): - Términos de referencia de la evaluación junto con un plan de trabajo. - Marco de análisis. - Plan de análisis de datos. - Resultados de la evaluación final: - Conjuntos de datos primarios y secundarios - Registro de datos procesado tanto para datos primarios como secundarios - Informe con hallazgos clave - Herramientas y documentación de guía - Metodología - Lecciones aprendidas

Código de conducta:

El subcontratista se compromete a cumplir con el código de conducta de el/la [nombre de la organización]. Los equipos de evaluación recibirán capacitación en los principios de evaluaciones sensibles a la protección, específicamente los principios de no hacer daño, responsabilidad, participación y empoderamiento y acceso significativo. - El subcontratista se compromete a cumplir con los principios rectores referenciados en este documento (ver sección 2) - El subcontratista se compromete a realizar la evaluación en su totalidad, contratando al personal que se necesite sin recurrir a subcontratación de una segunda organización.

Requerimientos mínimos de calidad:** consultar sección 7 de este documento.